Cele 5 functii ale unui bun management


Cele 5 functii ale unui bun management

Salut, aici Sebastian si astazi ti-am pregatit un articol despre functiile managementului.

Fie ca vorbim despre managementul unei organizatii caritabile, fie ca discutam de managementul unei afacerii de 1 milion de euro sau chiar de managementul personal, functiile acestea se exercita si exista in cazul in care se doresc rezultate considerabile.

În abordarea managementului romanes există funcția de coordonare, se preferă previziune în loc de planificare, funcției de conducere i se spune antrenare (uneori și motivare), funcției de control i se spune control-evaluare (deși evaluarea este conținută în control) insa asta nu e neaparat corect sau gresit.

Câteva exemple din manualele românești:

(1) planificare,

(2) organizare,

(3) coordonare,

(4) motivare,

(5) control.

Există și autori români care au aderat la abordarea contemporană internațională, considerând că funcțiile managementului sunt:

(1) planificarea,

(2) organizarea,

(3) conducerea,

(4) controlul.

Stăncioiu & Militaru, 1998; Brătianu et al., 2006; Brătianu et al., 2011.

Acum haideti să vedem ce înseamnă fiecare, pentru o mai bună înțelegere a fiecărei funcții manageriale.

Planificarea. Planificarea ca funcţie a procesului de conducere e tratată de Taylor ca un rezultat al diviziunii muncii – intelectuale şi fizice.  In cartea sa „Principiile conducerii ştiinţifice” (1911) el scria: între lucrători şi conducător există diviziunea muncii şi a răspunderii. Conducătorul îndeplineşte lucrul pentru care este mai pregătit, decât muncitorii care vor lucra mai efectiv, productiv dacă lucrul lor va fi din timp planificat de către conducător.”

Organizarea. Organizarea – procesul prin care se determină structura şi repartizarea funcţiilor;  defineşte ansamblul proceselor de conducere prin intermediul cărora se divizează activitatea organizaţiei, stabilindu-se şi determinându-se subactivităţile şi sarcinile corespunzătoare concrete. Organizarea constă în definirea poziţiei şi a rolului fiecărui compartiment, in precizarea scopurilor, sarcinilor, responsabilităţilor şi autorităţilor fiecărui post, in repartizarea echitabilă a sarcinilor; in stabilirea relaţiilor între compartimente, in stabilirea gradului optim de delegare a autorităţii şi responsabilităţii, in repartizarea resurselor pe obiective.

In organizarea răspunde la întrebările: cine anume şi ce trebuie să facă, cine răspunde şi de cine răspunde,  de canalele de comunicare, de gruparea concretă a activităţilor omogene şi specializate. Deci, prin funcţia de organizare, utilizâm corect resursele de care dispune organizaţia: materiale, financiare, umane, informaţionale şi în concordanţă cu condiţiile mediului extern (economico-sociale, demografice, culturale etc.) managerul trebuie să rezolve toate problemele apărute, stabilind locul, rolul şi responsabilitatea fiecărui membru al organizaţiei.

Coordonarea: Funcţia de coordonare mai este numită şi funcţia de personal. Coordonarea poate fi definită ca o activitate conştientă cu scopul de a dobândi armonie şi unitate de efort în urmărirea unui obiectiv împărtăşit într-o organizaţie sau comun mai multor organizaţii, ori coordonarea constă în ansamblul proceselor prin care se sincronizează activităţile şi eforturile individuale ale membrilor, astfel ca ele să contribuie le realizarea eficientă a obiectivelor organizaţiei. Coordonarea include de asemenea şi administrarea personalului, scopul principal al căreia este de a selecta persoanele cu abilităţile cele mai potrivite pentru posturile corespunzătoare, determinarea modului de remunerare şi menţinere a lor în organizaţie, precum şi acţiunile desfăşurate în vederea întreruperii activităţii angajaţilor din cauza pensionării, transferului sau a concedierii.

Coordonarea ca funcţie a managementului este necesară datorita influenţelor pe care le resimte organizaţia, atât în interiorul sau cât si-n exterior, datorită schimbărilor generate de progresul tehnic.

Direcţiile principale de acţiune pentru coordonare sunt:

– coordonarea nemijlocită a personalului în activităţile lor curente;

– coordonarea prin politica de personal a organizaţiei, exprimată prin reguli

şi proceduri concrete;

– coordonarea prin rapoarte asupra rezultatelor obţinute;

– coordonarea prin instrucţiuni;

– coordonarea prin instruirea personalului de conducere.

Pentru asigurarea unei activităţi eficiente conducătorul poate folosi mai multe mecanisme coordinative, reieşind din necesităţile concrete, circumstanţele corespunzătoare etc.

Acţiunea de coordonare poate fi bilaterală, atunci când ea derulează între manager şi subordonat sau poate fi multilaterală, când derulează între manager şi mai mulţi subordonaţi.

Pentru ca acţiunea de coordonare să se realizeze continuu şi eficient, este necesar ca la nivel de organizaţie între diferitele elemente structurale, cît şi între oameni, să existe comunicaţii eficiente, iar salariaţii să fie receptivi la modificările care se impun.

Motivarea – (antrenarea). Managerii sunt în permanenţă preocupaţi de modul în care îşi pot motiva (influenţa) oamenii să lucreze mai bine, plecându-se de la ideea că un manager poate lua măsuri care vor avea un efect asupra cantităţii şi calităţii performanţelor angajaţilor. Motivarea este un proces de stimulare personală şi a altor persoane pentru atingerea unui scop sau scopuri. Pentru a lucra bine, oamenii trebuie să fie puternic implicaţi în munca lor şi dornici să-şi atingă anumite scopuri: de la cele mai simple (cum ar fi dorinţa de a face rost de bani sau de a ajunge mai repede acasă), până la cele mai complexe şi utile organizaţiei (a realiza lucruri importante, a găsi metode noi eficiente, a face ceea ce le face plăcere).

O altă definiţie a motivării conchide, că motivarea este modalitatea prin care se integrează satisfacerea necesităţilor şi intereselor individuale ale salariaţilor cu realizarea obiectivelor întreprinderii. Sau, conform afirmaţiei lui Dwight Eisenhower:

“Motivarea este arta de a face oamenii să facă ceea ce vrei tu, pentru că ei doresc să o facă”.

Reieşind din aceste definiţii ale motivării, întâlnite în literatura de specialitate şi care exprimă conţinutul şi esenţa ei, se poate deduce importanţa funcţiei de motivare în activitatea unui conducător. Rolul managerului este de a identifica şi a preciza în ce mod atingerea obiectivelor organizaţiei asigură şi satisfacerea propriilor nevoi ale angajaţilor, iar problema principală în domeniul motivării, care trebuie să fie rezolvată de conducător este:

„Cum să antreneze întreaga energie creatoare a subordonaţilor pentru a realiza cu maximă eficienţă obiectivele organizaţiei?”

Pentru a funcţiona şi a fi viabile într-o lume competitivă, organizaţiile trebuie să îşi motiveze angajaţii să facă următoarele lucruri:

  1. Să se alăture organizaţiei şi să rămână în ea.
  2. Să îndeplinească sarcinile pentru care au fost angajaţi.
  3. Să adopte un comportament creativ, spontan şi inovativ.

Dacă toate organizaţiile dintr-un domeniu au tehnologii similare, beneficiază de un avantaj organizaţia care rezolvă cel mai bine problema motivării. Dacă angajaţii de pe toate nivelele sunt motivaţi să rămână în cadrul organizaţiei, să îşi facă treaba la cel mai înalt nivel de eficacitate posibil şi să încerce să facă lucrurile mai bine, organizaţia respectivă este eficace într-o mai mare măsură decât cele în care performanţele sunt sub standard şi în care nimeni nu încearcă să inoveze sau să găsească modalităţi de creştere a nivelului de performanţe.

Există două tipuri principale de strategii prin care un manager poate încerca să influenţeze comportamentul subordonaţilor: influenţarea directă (strategiile care reprezintă interacţiunea directă dintre manageri şi cei pe care doresc să îi influenţeze) şi ajustările situaţionale (acele strategii proiectate să modifice natura situaţiei în care lucrează o persoană, plecându-se de la ideea că situaţiile modificate vor influenţa motivaţiile interne).

Concepţiile de motivaţie sunt diferite. Mai des întâlnite sunt:

– Concepţia de motivaţie raţional-economică

Angajaţii vor muncii mai mult dacă vor obţine salarii mari, iar performanţa acestora ar fi limitată doar de oboseală.

– Concepţia socială a motivaţiei. Cercetătorii din abordarea relaţiilor umane au demonstrat, că oamenii muncesc pentru a-şi satisface o paletă mai largă de nevoi, importante fiind nevoile sociale şi de recunoaştere.

– Concepţia de auto-actualizare a motivaţiei. S-a focalizat pe conţinutul şi semnificaţia sarcinilor, subliniind importanţa factorilor motivatori interni.

– Concepţia complexităţii persoanei. Se bazează pe adaptarea managerilor la situaţiile particulare şi la nevoile diferite ale angajaţilor.

Pentru conducător este important de conştientizat, că motivarea eficientă presupune respectarea a 3 caracteristici de bază şi anume. Motivarea trebuie:

– să fie complexă, în sensul utilizării combinate atât a stimulentelor materiale, cât şi morale;

– să fie diferenţiată, adică să ţină cont de caracteristicile fiecărei persoane;

– să fie graduală, adică să satisfacă succesiv necesităţile personalului.

Controlul.  Controlul presupune ansamblul proceselor de urmărire a modului în care se desfăşoară diferite acţiuni sau întreg procesul de management, cât şi de reglare a activităţilor organizaţiei prin găsirea unor soluţii eficiente de identificare şi eliminare a efectelor negative apărute în funcţionarea sistemului. Această funcţie se concentrează pe monitorizarea şi evaluarea performanţelor angajaţilor cu scopul de o obţine şi menţine o îmbunătăţire continuă a calităţii activităţii lor.

Controlul trebuie să fie adaptat specificului locurilor de muncă şi activităţilor pe care le desfăşoară personalul controlat;

  • flexibilitate – controlul trebuie să fie adaptabil schimbărilor ce pot interveni de la o perioadă de timp la alta;
  • concentrarea pe aspecte critice – controlul se va efectua cu precădere în punctele strategice, cheie, deosebit de importante pentru rezultatele finale;
  • durată redusă, viteza mare de raportare – controlul este eficient, când permite identificarea rapidă a eventualelor greşeli, creând astfel posibilitatea adoptării măsurilor corective în timp util, înainte ca efectele negative să se extindă;
  • simplitate, claritate – controlul trebuie să fie simplu, uşor de înţeles, de adaptat şi de aplicat;
  • cost eficient – rezultatele obţinute în urma controlului să nu fie mai scumpe ca costul activităţilor de control;
  • adaptabilitate – controlul să fie aplicabil, adică să ducă şi la corective.

Controlul mai poate fi considerat ca o etapă finală a procesului de luare a deciziilor şi constă în verificarea concordanţei dintre procesul de funcţionare a sistemului condus şi deciziile de conducere şi depistarea abaterilor de la deciziile de conducere apărute. În acest scop, controlul trebuie să îndeplinească anumite cerinţe:

– să fie atotcuprinzător;  să asigure cunoaşterea modului cum se aplică deciziile;

– să asigure întărirea responsabilităţii la toate nivelurile;

– să asigure respectarea reglementărilor legale;

– să pună accentul pe îndrumare şi ameliorare;

– să fie operativ în aplicarea corectărilor care se impun.

Acţiunile de control nu trebuie sa se limiteze numai la evaluarea rezultatelor în raport cu obiectivele şi normele stabilite, ci să contribuie la prevenirea tendinţelor şi fenomenelor, care necesită luarea unor decizii de corecţie.

Deci, controlul nu acţionează numai pentru sesizarea abaterilor şi corectarea lor, ci, în primul rând, pentru prevenirea acestora.

Cu acestea fiind spuse, sper ca am creat pentru voi un material nu doar informativ ci si educativ.

Daca ti-a placut, te rog sa dai SHARE la acest articol astfel incat sa inspiram cat mai multi oameni!

La cat mai bune decizii si actiune bine gestionate. Cu respect,  Sebastian BALA L.

Antreprenoriat cu stil

Lasă un comentariu

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *

4 × 4 =